各单位（部门）：

根据学校档案工作安排，为切实做好我校2023年度各类档案的收集、整理、归档工作，实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理，现将有关事项通知如下：

一、立卷归档的范围

1.各单位（部门）2023年度文件材料“归档计划书”中所列全部文件材料（不含已归档2023届毕业生学籍档案材料）。

2.日常工作中形成的应归档材料参见《山东交通学院档案归档范围和保管期限表》（见学校办公室网站下“档案工作”模块）。

二、部门立卷的要求

1.严格执行部门立卷制度，对学校规定应当整理归档的文件材料，做到应收尽收，应归尽归。

请兼职档案员对照“归档计划书”及《山东交通学院档案归档范围与保管期限表》，认真梳理本部门2023年度形成的档案材料，及时补充、移交应交未交的档案，同时，对往年应归档但尚未归档的文件材料及时检查，在学校档案馆的指导下补充立卷归档。档案具体整理方法参见《山东交通学院各类档案工作规范》（见学校办公室网站下“档案工作”模块）

2.登陆学校档案管理系统，按照学校《使用档案管理系统归档的方法与步骤》（附件1）录入相关内容，相应的电子文档（有公章的文件材料今年暂不制作扫描件）同时上传系统。

3.确立档案形成部门责任人制度。

各单位（部门）应加强领导，统筹安排，为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件，确保其在规定时间内，优质、高效完成立卷归档工作。请各单位（部门）档案工作负责人严格把关，认真审查案卷内容，审查完毕逐卷在案卷备考表“检查人”处签名，并在本单位（部门）年度“立卷归档情况说明书”（附件2）负责人处签字，确保归档材料价值的有效性，做到文件材料齐全完整归档。

4.立卷归档应纸质材料与相应的电子文件材料同步归档，电子文件应分类命名并录入档案管理系统后，以“部门名称+2023年度”命名文件夹向学校档案馆归档，著录方法见附件1。

5.请严格按照《部门立卷归档工作流程》（附件3）完成立卷归档工作，凡不符合归档规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。

6.立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档;文件用笔、打印应符合档案要求。

三、时间安排

请各单位（部门）兼职档案员于5月8日至9日到学校档案馆领回本部门材料，于5月15日前完成立卷归档任务。

四、联系方式

党群、行政、外事、出版、教学、科研档案联系人：朱虹；

财会、设备、基建、电子、声像、实物档案联系人：刘后毅；

联系地点：明德楼201；联系电话：80687211。

学校办公室

                            2024年5月6日