关于做好2021年度毕业生学籍档案材料立卷归档工作的通知

 

各相关单位（部门）：

毕业生学籍档案材料是其受教育记录及取得相应学历的重要凭证，为确保毕业生学籍档案材料及时齐全完整归档，进一步规范科学管理，方便提供利用，根据《高等学校档案管理办法》，结合学校实际，学校办公室决定自2021年始，将毕业生学籍档案材料按学年度进行收集、整理、归档。现将2021年度毕业生学籍档案材料立卷归档工作通知如下：

一、归档范围

1.2021届全日制本专科毕业生在校情况登记表、成绩单、就业分配表、毕业证发放登记表、学位授予决定、优秀毕业论文材料等；

2. 2021届继续教育本专科毕业生成绩单、毕业证发放登记表、学位授予决定等；

3.2021届硕士研究生入学登记表、成绩单、学位申请书、学位论文答辩情况表、学位论文学术评阅意见表、学位授予决议书、硕士毕业论文及其他需归档的材料。

二、归档要求

（一）归档流程

1.组卷排序。全日制及继续教育本专科毕业生成绩单、在校情况登记表按照专业——班级组卷，一班一卷，每个专业内按班级顺序排号（今年此项工作已由档案馆完成，请各位老师核对，发现问题及时联系档案馆，请勿自行改动）；优秀毕业论文一人一卷，卷内按材料生成时间先后排序；硕士研究生档案材料一人一卷，卷内按材料生成时间先后排序；毕业证发放登记表、学位授予决定及就业分配表分别单独按学习层次组卷。

2.编写页号。以卷为单位编写页号，每卷均以阿拉伯数字从第1页开始编起，用铅笔在正面的右下角、反面的左下角顺序编写，空白页不编（档案馆已完成的，请各位老师核对，发现问题及时联系档案馆，请勿自行改动）。

3.系统操作。登陆学校档案管理系统，按照学校《使用档案管理系统归档的方法与步骤》（附件1）录入、打印案卷目录、卷内目录及备考表，无需扫描上传（今年扫描上传工作由数字化公司完成）。

4.整理移交。将每卷档案按照卷内目录、卷内材料、备考表顺序排列后，按照案卷号顺序排列，打印案卷移交目录一式两份，向档案馆移交归档。

具体归档流程参见《部门立卷归档工作流程》（附件2）。

（二）归档要求

1.请各相关单位、部门（教务处、学生处、招生就业处、继续教育学院、研究生工作处、各二级学院）加强领导，统筹安排，为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件，确保其在规定时间内，优质、高效完成立卷归档工作。请各单位（部门）档案工作负责人严格把关，认真审查案卷内容，审查完毕逐卷在案卷备考表“检查人”处手写签名，确保归档材料价值的有效性，做到文件材料齐全完整归档。

2. 请严格按照归档流程完成立卷归档工作，凡不符合归档规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。

（三）归档时间

请兼职档案员于10月11日至12日到学校档案馆领回材料，于10月22日前完成立卷归档任务。

三、联系方式

联系人：刘后毅、朱虹；

联系地点：明德楼201；联系电话：80687211。

 

学校办公室

                            2021年10月9日

 

 

附件1：《使用档案管理系统归档的方法与步骤》

附件2：《部门立卷归档工作流程》