各单位（部门）：

2018年度文件材料立卷归档工作即将开始，请各单位（部门）配合做好以下准备工作：

一、请兼职档案员收集本单位（部门）应归档材料，于3月20日前送交档案馆进行预立卷。

（一）文件材料归档范围

1.各单位（部门）2018年度文件材料“归档计划书”中所列全部文件材料；

2.日常工作中形成的应归档材料参见《山东交通学院档案归档范围和保管期限表》（见学校办公室网站下“档案工作”模块）。

（二）归档材料要求

1.立卷归档的文件实行“双套制”归档，即纸质材料与相应的电子文件材料同步归档，尤其是反映学校重大活动的各类电子文件，应与纸质文字材料同时归档；
 2.归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档；文件用笔、打印应符合归档要求；

3.归档的实物材料、声像材料应附简要说明；

4.各类档案归档具体要求参见学校《各类档案工作规范》（见学校办公室网站下“档案工作”模块）。

二、请个别未提交2018年度部门工作总结及归档计划书（纸质版，加盖公章）的单位（部门）务必于3月5日前交至档案馆。

三、兼职档案员应保持相对稳定，如特殊原因需变动，请填写“兼职档案员登记表”，经部门领导签字后，于3月5日前送交学校档案馆。

四、请兼职档案员加入学校综合档案QQ群：309317862，方便工作联系。

学校办公室  

2019年2月26日