各单位（部门）：

根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）和学校档案工作安排，为切实做好我校2017年度各类档案的收集、整理、归档工作，实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理，现将有关事项通知如下：

一、文件材料立卷归档的范围

1.各单位（部门）2017年度文件材料“归档计划书”中所列全部文件材料。

2.日常工作中形成的应归档材料参见《山东交通学院档案归档范围和保管期限表》（见学校办公室网站下“档案工作”模块）。

二、部门立卷的要求

1.严格执行部门立卷制度，对学校规定应当整理归档的文件材料，做到应收尽收，应归尽归。

请兼职档案员对照“归档计划书”及《山东交通学院档案归档范围与保管期限表》，认真梳理本部门2017年度形成的档案材料，及时补充、移交应交未交的档案，同时，对往年应归档但尚未归档的文件材料及时检查，在学校档案馆的指导下补充立卷归档。

2.确立档案形成部门责任人负责制度。

各单位（部门）主要负责人作为归档文件材料的第一责任者，应严格把关，认真审查案卷内容，重要文件材料须有相应的标识，例如加盖单位印章、负责人或经办人签字，附件是否齐全，文件承办结果是否归档等，审查完毕逐卷在案卷备考表“检查人”处签名，并在本单位（部门）年度“立卷归档情况说明书”上签字，确保归档材料价值的有效性，做到文件材料齐全完整归档。

3.立卷归档的文件实行“双套制”归档，即纸质材料与相应的电子文件材料同步归档，电子文件应分类命名，并以部门名称命名文件夹向学校档案馆归档，填写“电子文件归档交接目录”（见学校办公室网站下“档案工作”模块）一式两份。

4.立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档;文件用笔、打印应符合档案要求。

5.各单位（部门）将收集齐全的文件材料，进行分类组卷、编写页码、拟写案卷题名后，登录档案网络管理系统，进行档案案卷著录，著录完成后提交系统，经学校档案馆档案系统管理员审定合格后，用A4纸打印卷内文件目录。密级文件内容不得上传系统，直接将案卷移交学校档案馆归档。

5.案卷整理完成后，要填写“卷内备考表”。其中“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况及案卷立好以后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”指责任立卷者；“检查人”指本单位（部门）主要领导；“立卷时间”指完成立卷的日期。若卷内无情况说明，也须将立卷人、检查人的姓名和时间写上，以示负责。

6.立卷完毕后，将卷内目录、档案材料、“备考表”、“案卷移交目录” （利用档案网络管理系统自动生成打印，一式两份）、“立卷归档情况说明书”一起移交学校档案馆。

7.文件材料立卷归档具体操作参见《山东交通学院使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤》（见学校办公室网站下“档案工作”模块）的相关规定。

三、时间安排

请兼职档案员于5月3日至4日到学校档案馆领回本部门材料，务必于5月16日前完成纸质文件材料档案管理系统在线归档及目录录入、打印、归档移交工作，5月18日前完成电子文件材料的归档工作。

四、联系方式

1.纸质文件材料：联系人：路萍、李冬； 联系地点：图书馆七楼学校档案馆；联系电话：80687211 。

2.电子文件材料：联系人：李丽；联系电话：80687211。

学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是历史的凭证。各单位（部门）要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件，确保其在规定时间内，优质、高效完成立卷归档工作。

学校办公室

                            2018年5月2日