各单位（部门）：

在全校上下的通力合作下，2017年我校顺利通过山东省档案工作科学化管理示范单位测评，本着“以评促建、重在建设”的原则，我校将针对测评专家组指出的因档案资源建设不足而制约档案提供利用服务问题，着力加强前端控制，加大档案收集、征集力度，做到应归尽归，以更加科学、实用、齐全丰富的馆藏更好地为学校中心工作服务、为全校师生员工服务。

2017年度文件材料立卷归档工作即将开始，请各单位（部门）配合做好以下准备工作：

一、请兼职档案员收集本单位（部门）应归档材料，于3月31日前送交档案馆进行预立卷。

（一）文件材料归档范围：

1.各单位（部门）2017年度文件材料“归档计划书”中所列全部文件材料。

2.日常工作中形成的应归档材料参见《山东交通学院档案归档范围和保管期限表》（见学校办公室网站下“档案工作”模块）。

（二）归档材料要求：

1.立卷归档的文件实行“双套制”归档，即纸质材料与相应的电子文件材料同步归档，尤其是反映学校重大活动的各类电子文件，应与纸质文字材料同时归档。
   2.归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档；文件用笔、打印应符合归档要求。

3.归档的实物材料应附简要说明。

二、请未提交2017年度部门工作总结及归档计划书的单位（部门）务必于3月15日前交至档案馆。

三、兼职档案员应保持相对稳定，如特殊原因需变动，请填写“兼职档案员登记表”，经部门领导签字后，于3月15日前送交学校档案馆。

四、请兼职档案员加入学校综合档案QQ群：309317862，方便工作联系。

 

 

                          学校办公室   

2018年3月8日