一、凡符合《山东交通学院文件材料归档范围和保管期限表》要求的档案，全部由档案馆集中统一保管，任何部门和个人不得占为己有。

二、根据《山东交通学院档案管理办法》的规定，每年定期接收各立卷单位(部门)应归档的档案。

三、档案馆接收的档案应及时整理入库保管，不得随意堆放它处。

四、档案馆的全部档案按《山东交通学院档案分类编号方案》进行分类，保管期限的划分参照《山东交通学院文件材料归档范围和保管期限表》，案卷按年度、类别排列、编目上架。

五、所有馆藏档案按照由左向右、自上而下的顺序编号排列，档案柜上标明案卷类别、年代，以便调阅，调阅后的案卷应放回原处。

六、每学期结束前，对外借档案应及时收回。原则上，放假期间不外借档案。

七、每年定期对所保管的档案进行一次检查、清点，如发现问题，应积极采取补救措施，最大限度地延长档案寿命。

八、档案人员如有变动，交接人员要对所管理档案进行逐一清点，发现问题须在备注中详细说明并认真填写交接目录，双方签字，以备查考。

九、每年年终时，要对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计、总结，以便改进工作方法和提高工作效率。