一、学校各类档案严格实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。

二、各归档单位兼职档案员要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，利用档案系统制作卷内目录，填写备考表，由本单位（部门）档案工作负责人审核签字后装订成卷，按期向档案馆移交，电子文件上传档案管理网络。

三、凡属应归档的文件材料必须按规定及时向档案馆移交，任何部门和个人不得以任何理由将公务活动形成的档案材料据为己有。

四、学校各类档案归档范围按《山东交通学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

五、归档的文件材料应质地优良，书绘工整，使用规范书写材料，声像清晰（配有文字材料说明），符合《山东交通学院各类档案工作规范》。电子文件的归档要求按照《山东交通学院电子文件归档管理暂行办法》执行。

六、档案材料归档时间：学校各单位（部门）档案在次年6月底前归档；科研类档案在项目完成后两个月内归档；基建类档案在项目完成后三个月内归档；财会类档案在会计年度结束后立卷，并按要求整理编目，暂由财务处保管三年，期满后，于次年6月底前归档；办公自动化产生的电子文件实时归档。

七、移交档案必须填写案卷移交目录一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间, 经档案馆人员验收后，方可办理交接手续。