一、档案综合管理的基本含义和分类
含义：档案综合管理就是把一个单位在各种工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案集中统一管理起来，统一提供利用。
学校档案涉及的门类和载体
参考：《高等学校档案实体分类法》
门类：党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物类。
载体：纸质档案、声像载体档案（主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等）、实物档案。
二、各类档案管理的基本原则和归档范围
1、基本原则的确定：
（1）党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
（2）归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
（3）归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（4）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
2、归档范围和内容：
（1）凡是学校在党政、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。
（2）归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委、妇委会五个系统的内容。
（3）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
教学类档案
1、基本原则的确定：
（1）教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主题、核心和重点。
（2）教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案馆出具归档证明同步。
（3）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（4）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（5）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
2、归档范围和内容：
（1）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
（2）归档的主要内容包括综合管理、学科和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。
（3）归档的重点是本校在教学工作特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
科研类档案
1、基本原则的确定：
（1）科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
（2）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案馆出具科研课题归档情况的证明材料同步。
（3）归档的科研管理和科研实践过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（4）归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（5）归档的科研文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系、照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
2．归档范围和内容：
（1）凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。
（2）归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。
（3）归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特点是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
（4）几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。
（5）与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法，一般应归入外事类。
（6）取得负结果或因故中断的重要课题科研文件材料也应归档。
基建类档案
1．基本原则的确定
（1）基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
（2）基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图纸与相关材料的验收同步进行。
（3）归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（4）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
（5）归档的基建文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
2．归档范围和内容：
（1）凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中，直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
（2）归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。
（3）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
设备类档案
1．基本原则的确定
（1）设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。
（2）归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校当前与长远具有参考价值。
（3）归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设计项目从申购到改造等全过程，保证完整、准确、系统。
（4）归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并具有成套性。
2．归档范围和内容：
（1）凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备材料。
（2）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备的项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。
（3）归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
财会类档案
1．基本原则的确定
（1）学校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分。
（2）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
（3）财会档案工作应纳入财务处管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
（4）归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（5）归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（6）归档的财会文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。
2．归档范围和内容：
（1）学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文件材料、凭证、账簿、报表等材料，均属财会档案。
（2）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计账本、会计报表、工资清册等方面。
（3）归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
出版类档案
1．基本原则的确定
（1）出版档案是学校教学科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。
（2）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（3）归档的出版文件材料，必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（4）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。
2、归档范围和内容：
（1）学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版档案。
（2）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。
（3）归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，连同原稿、清样、样书，尤其是出版物本身。
外事类档案
1．基本原则的确定
（1）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
（2）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（3）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
2．归档范围和内容：
（1）学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
（2）归档的主要内容包括综合管理，出国、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。
（3）归档的重点是重大涉外和国际合作项目活动中形成的不同载体的文件材料。
（4）外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档。
（5）学校国际合作交流处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆移交。
声像类档案
1．基本原则的确定
（1）声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保存条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
（2）声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
（3）归档的学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（4）归档的声像载体材料，必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（5）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
2．归档范围和内容：
（1）凡反映学校教育活动和历史发展具有保存价值的各种音响、画面形像等方式记录的专门载体及其相配套的文件材料均属声像档案。
（2）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。
（3）归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
实物类档案
1．基本原则的确定
（1）实物档案是学校和个人在工作活动中形成的，能够反映学校职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。
（2）实物档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，应注意及时收集、整理、移交。
（3）归档的学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的实物载体材料，必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（4）归档的实物载体材料，必须反映实物档案形成的全过程，保证完整、准确、系统。
（5）归档的实物载体材料必须遵循其自然形成规律，保持实物载体间的自然联系，根据实物的介质和来源，结合内容、类型、形状等以件为单位进行系统整理，保管单位依不同载体而定，可以是件、幅、枚、个等。
2．归档范围和内容：
（1）凡反映学校教育活动和历史发展具有保存价值的各种有型物品均属实物档案。
（2）归档的主要内容包括学校成立以来不同时期使用过的牌、匾、证件、徽章；学校获得的各种奖励证书、奖牌、锦旗；学校旧印章；学校各种大型活动纪念品、师生制作的各类作品；重要来宾手迹、题词等。
（3）归档的重点是本校各项活动中直接形成的实物载体材料，尤其是实物载体材料的原件。
三、归档材料的分类方法
1、归档材料的分类
（1）按年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。
（2）按问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
（3）按期限：将文件按照规定的不同保管期限分开，永久、长期、短期。
2、归档材料的排列顺序
按重要程度或时间排列，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列；其他文件材料按时间顺序排列。
3、整理归档材料的要求
（1）卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次分别在非装订线一侧左、右下角编写页码。
（2）会议记录应概括出主要内容。声像材料应附以文字说明，标出时间、地点、内容、拍摄者，同时注明与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（3）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。
4、档号的编制
（1）档号
是存取档案的代号，排架的依据。必须反映档案的分类体系和物理位置。
（2）档号编制的原则
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即本校内的档案不得重号
（3）档号结构、模式和标识
档号包括年度号、分类号、案卷号三个单位
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，比如“党委会议纪录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQ11”
档号的模式
年度号+分类号+案卷号
其模式如下：
20××-DQ00-1~n
档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。包括年度号、分类号、案卷号、应在年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。例如：2008年内容是学生学籍管理的第12号卷的档案，可标为：2008—JX14—12。
四、归档时间
1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
2、产品、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4、单位职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
5、会计文件材料在会计年度终了后由财务处整理归档，保管三年后向档案馆移交。
6、电子文件应与纸质文件归档时间一致。
7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
8、下列文件材料应随时归档：变更、修改、补充的文件材料；学校内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料。
五、归档要求
1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
2、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。
3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
6、归档的纸质文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的一式两份，如学校发文。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。归档材料必须纸质与电子版一并归档。
7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
8、各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案馆移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案馆接收时应全面检查归档文件材料的质量。
9、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
