第一章总则

第一条为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案作用，为学校及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校改革与发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》，承担保护和移交档案的义务。

第四条档案工作是学校重要的基础性工作，学校将之纳入学校整体发展规划，纳入学校及各单位（部门）工作计划，纳入学校各项工作流程、制度及岗位职责，列入领导议事日程，实行档案工作与学校各项工作的“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章组织机构及职责

第五条学校档案工作由分管档案工作的校领导负责。

第六条档案工作领导小组具体负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。领导小组办公室负责档案工作日常事务管理。

第七条学校档案馆是保存和利用学校档案的专门机构。工作职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作。

（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，对各单位（部门）档案工作进行监督、指导和检查，履行依法治档职责。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料。

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

（六）开展档案的开放和利用工作。

（七）开展档案工作人员的业务培训。

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条学校档案馆配备专职档案工作人员。档案工作人员列入学校事业编制，编制人数根据所藏档案数量和工作任务确定，专职档案人员应认真履行《山东交通学院档案干部岗位职责》（附件1）。

第九条根据需要，利用频繁且具有一定独立性的档案，可设置档案分室，由本单位（部门）领导并接受档案馆业务指导。档案分室负责本单位（部门）档案的收集、整理、保管、利用工作，定期向档案馆移交档案。

第十条各单位（部门）要确定一名负责人分管档案工作，并配备至少一名兼职档案人员负责本单位（部门）档案的收集、整理、立卷和移交工作，认真履行《山东交通学院兼职档案员岗位职责》（附件2）。

第十一条档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。档案员队伍应当保持相对稳定。

第十二条档案馆专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条学校对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员，要按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第三章档案管理

第十四条学校要建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条各单位（部门）对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类，主要包括学校党委、纪委、工会、团委、妇委会、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的年度工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。

（二）行政类，主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；各行政职能部门的年度工作计划、总结；上级机关关于学校行政管理的文件材料等。

（三）教学类，主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（四）科研类，主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（五）基本建设类，主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（六）仪器设备类，主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（七）外事类，主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（八）产品生产类，主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（九）出版物类，主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）财会类，主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

（十一）声像类，主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

（十二）实物类，主要包括学校获得各种奖励的荣誉证书、锦旗、奖杯、奖状、奖牌；收藏的领导题词与字画；机构调整合并中形成的废止使用的公章等。

学校根据档案工作发展需要，不断完善归档门类及归档范围。

各类档案具体归档范围按照《山东交通学院各类档案归档范围和保管期限表》（附件3）执行；分类方法按照《山东交通学院档案分类编号方案》（附件4）执行。

第十六条学校档案管理实行材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。各单位（部门）、各课题组的兼职档案工作人员应当按照学校档案整理归档的有关要求，组织本单位（部门）或本课题组的教学、科研、管理等人员及时整理档案。

（一）按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷。

（二）编制相应的页号或者件号。

（三）完成信息著录，制作规范的卷内目录、备考表。

（四）交本单位（部门）档案工作负责人检查合格审核签字，移交档案馆。

第十七条归档的文件材料原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。应质地优良、书绘工整、声像清晰，具体要求按《山东交通学院文件材料立卷归档制度》（附件5）执行。

第十八条档案材料归档时间：

各单位（部门）档案在次年6月底前归档；教学类档案综合材料于次年6月底前归档，学籍材料按教学年度归档；科研类档案在项目完成后2个月内归档；基建类档案在项目完成后3个月内归档；财会类档案在会计年度结束后立卷，并按要求整理编目，暂由财务处保管一年，期满后，于次年6月底前归档；毕业生学籍档案于毕业当年10月底前归档；办公自动化产生的电子文件实时归档。

第十九条学校档案馆负责对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条按照《山东交通学院各类档案归档范围和保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，报分管校领导批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。具体按照《山东交通学院档案鉴定销毁制度》（附件6）执行。

第二十一条馆藏档案要采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条学校与其他单位分工协作完成的项目，我校作为主办单位的须将一套完整的文件材料立卷归档；我校作为协作单位的须将与自己承担任务有关的档案复制件送交档案馆保存。

第二十三条学校中的个人在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料，要按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非公务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十四条档案馆应对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，注意防火、防盗、防虫、防霉变，消除安全隐患。遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理，具体要求按照《山东交通学院档案保管制度》（附件7）《山东交通学院档案安全管理制度》（附件8）执行。

第二十五条档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表，并做好日常统计工作，具体要求按照《山东交通学院档案统计制度》（附件9）执行。

第四章档案的利用与公布

第二十六条学校档案馆设立专门的开放档案阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第二十七条档案馆按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

具体按照《山东交通学院档案查、借阅制度》（附件10 ）执行。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆馆长批准。涉及未公开的专业技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密工作部门批准。具体按照《山东交通学院档案保密制度》（附件11）执行。

第三十条利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人批准。

第三十一条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加

盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定收费。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，可无偿和优先提供。

第三十二条档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等）积极开展档案宣传工作。

第三十三条档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请分管校领导批准。

第五章档案信息化建设

第三十四条学校应将档案信息化纳入学校信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第三十五条学校应积极推进数字档案馆建设，加快档案信息化建设进程，提高档案信息化管理水平。

第三十六条加强电子文件归档和电子档案移交接收，实现办公自动化系统、各业务系统产生的电子文件同步归档。

学校应逐步推行各类来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。

档案馆应对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者移动存储介质向档案馆移交。

第三十七条符合归档要求的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十八条档案馆应采取有效措施对电子档案进行保管，重要电子档案需进行异地备份保管。具体按照《山东交通学院档案信息安全管理制度》（附件12）执行。

第六章监督检查

第三十九条档案馆依据法律、行政法规等有关档案管理的规定，接受并配合上级档案主管部门的监督、检查。

第四十条档案馆发现存在档案安全隐患，应及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的，应及时向学校及上级档案主管部门报告。

第七章条件保障

第四十一条学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第四十二条学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。档案库房和业务用房，必须符合国家《档案馆建设标准》的要求，并配置恒温、恒湿设备，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求。

存放涉密档案，声像、电子等特殊载体的档案应当设有专门库房，配备相应的设备，确保档案保存的安全。

第八章法律责任

第四十三条档案馆或者个人有下列行为之一，由上级档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：

（一）丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；

（三）买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定向社会开放、提供利用档案的；

（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁的。

第四十四条违反本办法规定，构成犯罪的，依法追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。

第九章附则

第四十五条本办法自公布之日起执行。原《山东交通学院档案管理办法》（鲁交院发〔2016〕122号）同时废止。

附件：

1.山东交通学院档案干部岗位职责

2.山东交通学院兼职档案员岗位职责

3.山东交通学院各类档案归档范围和保管期限表

4.山东交通学院档案分类编号方案

5.山东交通学院文件材料立卷归档制度

6.山东交通学院档案鉴定销毁制度

7.山东交通学院档案保管制度

8.山东交通学院档案安全管理制度

9.山东交通学院档案统计制度

10.山东交通学院档案查、借阅制度

11.山东交通学院档案保密制度

12.山东交通学院档案信息安全管理制度

附件1

山东交通学院档案干部岗位职责

一、认真学习、贯彻《档案法》，严格执行学校档案工作的规章制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能。

二、负责全校各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计等各项业务工作。

三、监督、检查、指导校内各单位（部门）归档、立卷等各项工作。

四、积累开发档案信息，编制各类档案检索工具及参考资料，为学校教学、科研等各项工作服务。

五、负责档案借阅登记和利用效果收集工作。

六、负责档案库房的管理，做好“九防”工作，确保档案的完整与安全。

七、熟悉馆藏，做好档案利用工作，积极主动热情为利用者提供服务。

八、积极开展学术研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量。

九、加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。

附件2

山东交通学院兼职档案员岗位职责

一、贯彻执行国家有关档案工作法律法规，遵守学校档案工作规章制度。

二、按照学校制定的各类档案工作规范及各类档案归档范围和保管期限表，做好本单位（部门）档案资料的收集、整理、归类和立卷工作。

三、按照规定及时整理年度档案并移交档案馆，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，保证归档文件材料的完整、准确、系统和规范。

四、做好本单位（部门）档案管理系统账号、密码管理和数据填报工作。

五、严格遵守档案保密制度，做到不失密、不泄密，确保档案的安全和保密。

六、认真学习档案业务知识，增强档案意识，宣传档案工作，主动接受学校档案馆的业务指导和监督检查，积极参加档案业务培训，不断提高档案工作水平。

七、兼职档案员调整或岗位变动时，应及时办理档案移交手续。

附件3

山东交通学院各类档案归档范围和保管期限表

党群类档案

归档范围和保管期限表

DQ11党务综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级党组织有关党的建设的文件材料	30年
2	本校党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证；列席证及选票式样	永久 30年 10年
3	本校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件	永久
4	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）	永久
5	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	永久
6	校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
7	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿	永久
8	党委工作简报	永久
9	党委大事记	永久
10	党群系统启用印章的文件和印模	永久
11	党群系统重要统计材料	永久
12	以党委名义召开的工作会议材料	永久
13	党委各部、委、各分党委（党总支）报党委的工作计划、总结报告、请示及批复	30年
14	党委保密工作的有关文件	30年
15	重要的群众来信来访及处理材料	30年
16	重要电话记录	30年
17	党委成立的临时机构所形成的文件材料	30年
18	全校临时政治活动中形成的有关材料	30年
19	党委与有关机关联系、协商工作的来往文件	30年
20	各分党委（党总支）工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表	30年
21	各分党委（党总支）党建工作有关材料	30年
22	各分党委（党总支）人员奖励及有关材料	30年

DQ12 纪检

序号	归档范围	保管期限
1	上级纪委关于纪检工作的文件及有关领导的重要讲话	30年
2	纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计	永久
3	纪委工作规章制度、会议记录	30年
4	党纪案件的调查处理决定及上级纪委的批复	永久
5	党员、干部违纪处分、复查材料	30年
6	重要的群众来信、来访及处理材料	10年

DQ13 组织、离退休

序号		归档范围		保管期限
1		上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报		30年
2		本校组织工作计划、总结、决定、报告、干部培养计划、调查材料		永久
3		本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知		永久
4		本校组织工作规章制度		30年
5		校级后备干部的考核、科级以上干部任免、调动的报告、批复、通知		永久
6		学校党的组织发展工作报告及吸收新党员、转正或取消资格、党员退党的文件材料、名册		30年
7		各分党委（党总支）改选报告、审批材料		30年
8		各分党委（党总支）委员名册、党员名册		30年
9		党员转移组织关系介绍信存根		30年
10		学校表彰先进支部、优秀党员的决定、通知、事迹材料		30年
11		党内统计年报		永久
12		落实政策有关材料		30年
13		评议党员材料		10年
14	离退休（老干部）工作年度计划、总结		30年
15	离退休（老干部）工作的请示、报告、批复		30年
16	离退休（老干部）工作统计报表		永久
17	上级有关离退休（老干部）工作的文件		30年

DQ14 宣传教育

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于宣传工作的文件	30年
2	本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
3	本校精神文明建设、普法教育的规划等材料	30年
4	教职工政治思想工作动态及调查材料	30年
5	反映本校重大活动的简报、图表、照片（含底片）、刊物	永久
6	理论学习的决定、通知、计划、总结	30年
7	学校德育评估材料	永久

DQ15 统战

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于统战工作的文件	30年
2	本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
3	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
4	本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
5	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	30年
6	统战工作重要会议记录	30年

DQ16 工会、妇委会

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关工会、妇委会工作的重要指示、通知	30年
2	工会、妇委会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计	永久
3	教职工代表大会、工会会员代表大会（通知、名单、工作报告、领导讲话、决议、选举结果及上级批复、提案、讨论通过的文件等）	永久
4	教职工代表大会、工会会员代表大会、妇委会成立大会会议简报、大会发言、讨论未通过的文件、提案及办理情况、小组会议记录、工作人员名单、选票式样、会议证件	10年
5	表彰工会、妇委会先进集体、先进个人的材料、名单	30年
6	校工会委员会、妇委会会议记录、纪要	10年
7	基层工会、妇委会干部名册、会员名册	30年
8	妇女工作材料	30年
9	本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册	30年

DQ17 团委

	序号	归档范围	保管期限
	1	上级关于共青团工作的重要指示、通知	30年
	2	本校团代会、学代会文件（请示、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）	永久
	3	团委工作计划、报告、总结及管理工作规章制度	永久
	4	团委工作典型调查材料	30年
	5	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	30年
	6	处分团员的材料及复查材料	30年
	7	学生会文件材料	30年
	8	本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料	30年
	9	团委会议记录、团委工作大事记	30年
	10	团委牵头组织的重大活动的有关材料	30年
	11	社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料	30年
	12	本校批准入团、退团材料	10年
13		学生科技竞赛活动项目、成果、论文等	30年

行政类档案

归档范围和保管期限表

XZ11 行政综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关高校行政管理的综合性文件	30年
2	全校性的规章制度	永久
3	学校年度、学期工作计划、报告、总结	永久
4	院长办公会、院长书记碰头会会议记录、纪要	永久
5	校务委员会委员名单、会议记录、纪要	永久
6	全校性的工作会议、座谈会文件	30年
7	校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话和参加校外会议发言稿	30年
8	本校教育事业规划、计划及上级批复	永久
9	学校评估材料	永久
10	学校综合改革材料	30年
11	本校向上级的请示及其批复	永久
12	有关全校性工作的调查材料和经验总结	永久
13	本校统计工作的规章制度、学年报表及综合统计	永久
14	启用印章的文件及印模	永久
15	本校历史沿革、情况介绍	永久
16	本校大事记、简报、信息、动态等	永久
17	法律事务材料	永久
18	校史工作材料	永久
19	校友工作材料	30年
20	校庆工作材料	30年
21	上级组织机关领导来我校视察、检查工作的讲话记录及有关材料	30年
22	车辆工作的有关文件材料	30年

XZ12 人事

序号	归档范围	保管期限
1	上级机关有关人事工作的文件	30年
2	本校人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录	永久
5	本校机构设置、定岗、定编、分配制度改革、人事制度改革工作形成的文件材料	永久
6	人事处权限内的干部任免名册、聘用、解聘、借调、延聘、返聘、停薪留职等文件材料	永久
7	人事处备案的学校各部门获得的校内外各种奖励、荣誉称号登记、证书复印件等	30年
8	教职工的处分材料、复查、撤消处分的材料	30年
9	本校人事工作规章制度	30年
10	申报政府特殊津贴人员等特殊人才的审批材料	30年
11	师资培养、管理工作规划、规定、总结	永久
12	教师进修计划、出国留学、培训、交流等的安排、总结	30年
13	教师工作量的计算方法、规定及执行情况	30年
14	教师业务考核、师德师风材料	30年
15	人事劳资统计报表	永久
16	教职工名册（分单位的总名册、分类名册）登记表	永久
17	教职工评聘专业技术职务材料及上级批复	永久
18	教职工工资调整材料、名册	30年
19	教职工转正定级材料	30年
20	教职工校内调动材料	30年
21	教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政工资关系介绍信）分配来校的毕业生报到证	30年
28	使用临时工、合同工、人事代理人员的名单、审批表、招工指标及用工合同、协议等	30年
29	群众来信来访及处理情况报告	10年

XZ13 监察、审计

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关监察、审计工作的文件	30年
2	本校监察、审计工作方面的规章制度	30年
3	监察、审计工作计划、总结	30年
4	专项审计报告、决定及有关材料	30年
5	监察、审计工作统计年报及重要报表	永久

XZ14 治安、保卫

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关保卫工作的文件	30年
2	本校关于保卫、综合治理工作的计划、安排、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
3	本校保卫工作、综合治理工作有关规章制度	30年
4	本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	30年
5	本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复	30年
6	要害部门的保卫、消防工作材料	30年

XZ15 总务

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关后勤工作的文件	30年
2	本校后勤工作计划、总结、报告	30年
3	本校后勤管理的规章制度、管理办法	30年
4	房屋、家具管理、调配使用、转移等的规定、总结	30年
5	公房管理条例、出售资料、调整方案、危房鉴定、房产证、合同、协议等	永久
6	爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件	30年
7	教职工体检材料及统计表	30年
8	伙食工作的有关材料	10年
9	校园绿化工作的有关材料	10年

XZ16 档案、图书、文博

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关档案、图书、情报、博物工作的文件	30年
2	档案、图书、文博工作规章制度	30年
3	档案、图书、文博工作计划、报告、总结、请示及批复	30年
4	档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报	永久
5	档案、图书、文博与校外交流的有关材料	30年
6	本校档案馆指南、全宗介绍	永久
7	档案管理交接清单、档案鉴定销毁清册、报告	永久
8	兼职档案员培训材料	10年

XZ17 绩效考核、船员培训、学校信息化建设

序号		归档范围	保管期限
1		上级有关绩效考核、船员教育与培训质量体系工作的文件相关材料（绩考通报、绩考建议、办法、总结、数据统计等）	30年
2		绩效考核、船员教育与培训质量体系工作制度、办法、规定等	30年
3		绩效考核、船员教育与培训质量体系工作计划、总结、报告、请示及批复	30年
4		绩效考核通报、建议	30年
5		船员教育与培训质量体系相关标准	30年
6		相关数据统计报表	永久
7	上级关于高校网络的主要文件材料		30年
8	本校信息化建设与校园网络管理的工作计划，总结，报告		30年
9	本校信息化建设与校园网络管理的有关规章制度、管理办法		30年
10	与校外签订的有关信息化建设与校园网络管理的协议		30年

XZ18 威海校区综合材料

归档范围与保管期限：参考XZ11

教学类档案

归档范围和保管期限表

JX11 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级下达的有关教学工作的文件材料	30年
2	教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
3	学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结	永久
4	教学工作统计报表	永久
5	教学检查和各级优秀教学质量评奖材料	30年
6	学生运动会材料	30年
7	本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例、计划、报告、总结	永久
8	学生政治工作队伍的选拔、管理文件	30年
9	各二级学院及各专业简介	30年
10	各二级学院计划、总结	10年

JX12 学科与实验室建设

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料	30年
2	学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料	永久
3	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料	30年
5	学科、专业、实验室建设统计报表	永久
6	实验室概况、平面示意图等	30年

JX13 招生

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关招生工作的文件材料	30年
2	招生计划、规定、生源计划	30年
3	新生录取材料及新生名单	永久
4	委培、代培、自费生计划、合同及名单	30年
5	招生工作总结	永久
6	招生宣传、招生试题	30年
7	招生简章	永久

JX14 学籍管理

序号	归档范围	保管期限
1	学生电子档案、学籍卡	永久
2	学生成绩总册	永久
3	在校学生名册	永久
4	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）	30年
5	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）	30年
6	学生处分材料	30年

JX15 课堂教学与教学实践

序号	归档范围	保管期限
1	各专业教学计划、教学大纲	永久
2	课程建设要求及安排、校历表、课程表	30年
3	各二级学院专业课程试题库	30年
4	优秀教师讲课的典型教案、重要备课记录	30年
5	教学实习、生产实习计划、总结及有关材料（包括教学实习任务计划表、实习计划分配表、实习基地建设有关合同及文件、实习大纲、指导书、总结、实习讲义、有代表性的实习报告等）	10年
6	社会调查、社会实践计划、总结及有关材料	10年

JX16 学位

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关学位工作文件材料	30年
2	本校学位评定条例、办法及计划、总结	30年
3	学位委员会会议记录、决定	30年
4	学位委员会授予各层次学位清册	永久

JX17 毕业生

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关毕业分配的文件材料	30年
2	硕士研究生、本科生毕业论文及评审材料	30年
3	毕业生工作计划、简报、总结	30年
4	毕业生供需统计、计划、合同	30年
5	毕业生正式分配方案及调配派遣名册	永久
6	毕业证、派遣证存根领取签收册	30年
7	毕业生毕业证发放名册及学生换发、补发学历证书材料	永久
8	优秀毕业生名单及评审表	30年
9	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料（包括调查计划、总结、使用单位对毕业生质量评审意见、分析报告）	30年

JX18 教材

序号	归档范围	保管期限
1	自编、主编教材	30年
2	各专业使用教材目录	30年
3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	30年
4	自制CAI课件、音像材料、慕课材料	30年
5	其他有保存价值的自编参考资料	10年

JX19教学评估

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关教学评估的文件材料	30年
2	教学评估工作办法、方案、总结、通报	永久
3	有关教学评估的支撑材料	永久

科学研究类档案

归档范围和保管期限表

KY11 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级下达的有关教、科研工作文件材料	30年
2	教、科研、工作规划、计划、报告、总结	永久
3	教、科研、工作规章制度	30年
4	教、科研行政管理、计划管理、成果管理、经费管理文件材料	30年
5	申报教、科研基金及有关批复	30年
6	学会工作（学术活动）材料	10年
7	教、科研工作统计资料	永久
8	教、科研项目（课题）获各级奖励登记表	永久
9	无影山校区、资产经营总公司综合材料	30年

KY12 学科和项目

序号	归档范围	保管期限
一．教、科研项目准备阶段
1	开题报告与课题调研论证材料	30年
2	任务书、合同、协议书	永久
3	课题研究计划、设计	30年
4	计划执行情况、计划调整或撤消报告	10年
5	课题投资和预算决算材料	10年
二．研究实验阶段
1	实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)	永久
2	数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）	永久
3	设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永久
4	研究工作阶段小结、年度报告	30年
5	配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等	永久
6	样品、标本等实物的目录	永久
三．总结鉴定阶段
1	研究报告、研制报告	永久
2	论文专著	永久
3	工艺技术报告	永久
4	技术诀窍报告	永久
5	专家评审意见	永久
6	鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）	30年
7	鉴定证书	永久
8	推广应用意见	30年
9	课题工作总结	30年
四．申报奖励阶段
1	教、科研成果登记表	永久
2	教、科研成果报告表	永久
3	教、科研成果奖励申报与审批材料	永久
4	教、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件	永久
5	专利申请书或证书原件或影印件	永久
五．推广应用阶段
1	转让合同、协议书	永久
2	生产定型鉴定材料	永久
3	成果被引用或投产后反馈意见	10年
4	推广应用方案及实施情况	30年
5	扩大试生产的设计文件、工艺文件	30年
6	成果宣传报道材料	10年
7	对外学术交流材料	30年

KY13 内燃机研究所材料

基本建设类档案

归档范围和保管期限表

JJ11 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关基建工作的文件	30年
2	基建工作规章制度	30年
3	基建工作计划、总结、简报	30年
4	基建工作总体规划	永久
5	基建工作年度总结、统计报表	永久
6	基建工程财务预、决算	30年
7	全校性总体计划、设计总平面图	永久
8	水、电、气管道分布图	永久
9	地质勘探、地形测量材料	永久

JJ12 单项工程

序号	归档范围	保管期限
一．可行性研究
1	项目建议书及上级批复	永久
2	可行性研究报告	永久
3	项目评估	永久
4	环境预测、调查报告	永久
5	设计任务书及计划任务书	永久
二．设计基础
1	工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土岩样说明	永久
2	地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装、测量定位、观测记录	永久
3	水文、气象、地震等其他设计基础材料	永久
三．设计文件
1	初步设计	永久
2	技术设计	永久
3	施工图设计	10年
4	技术秘密资料、专利文件	永久
5	设计计算书	30年
6	关键技术实验	永久
7	总体规划设计	永久
8	设计评价、鉴定及审批	30年
四．工程管理文件
1	征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书	永久
2	承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件	永久
3	施工执照	永久
4	环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书	永久
5	产权证书	永久
五．施工
1	土地施工文件 (1) 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要、施工日志 (2) 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 (3) 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 (4) 建筑材料实验报告 (5) 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 (6) 土建施工定位测量地质勘察 (7) 土、岩实验报告，基础处理，基础工程施工图 (8) 隐蔽工程验收记录 (9) 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 (10) 分项、分单位工程抽量检查、评定 (11) 交工验收记录证明 (12) 竣工报告、竣工验收报告	10年 30年 30年 30年永久永久永久永久永久 30年永久
2	设备及管线安装施工文件 (1) 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工日志 (2) 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (3) 焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录 (4) 隐蔽工程检查验收记录 (5) 强度、密闭性实验报告 (6) 设备调试记录 (7) 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 (8) 系统调试、实验记录 (9) 管线清洗、通水、消毒记录 (10) 管线标高位置、坡度测量记录 (11) 中间交工验收记录证明、工程质量评定 (12) 竣工报告、竣工验收报告	10年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年
3	电气、仪表安装施工文件开工（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审、施工日志（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）调试、整定记录（4）性能测试和校核（5）施工安装记录、质量检查评定，事故处理报告（6）操作、联动试验（7）电气装置交接记录（8）中间交工验收记录、工程质量评定（9）竣工报告、竣工验收报告	10年 30年 30年 30年 30年 30年 10年 30年 30年
六．竣工验收
1	竣工验收报告	永久
2	全部竣工图纸	永久
3	质量评审材料	永久
4	工程现场声像材料	永久
5	竣工验收会议决议文件	永久
七．基建财务、器材管理
1	财务计划、年度计划	10年
2	工程概算、预算、决算	永久
3	主要材料消耗、器材管理	10年
4	交付使用的固定资产	永久

JJ13 威海校区基建项目

归档单位：威海校区综合管理办公室

归档范围和保管期限：参照JJ11、JJ12

仪器设备类档案

归档范围和保管期限表

SB11 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关仪器、设备及招标的政策、业务管理工作文件	30年
2	本校仪器、设备及招标管理的规章制度	30年
3	设备及招标工作计划、报告、总结、调查材料	30年
4	本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	30年
5	本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复	30年
6	本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料	30年
7	本校清产核资文件材料	30年

SB12 单项仪器设备及招标

序号	归档范围	保管期限
仪器设备项目（人民币5万元以上）
1	申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）	30年
2	上级或主管领导批复和准购批示	30年
3	订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等	30年
4	进口设备过程中有关的技术商务文件	30年
5	开箱记录及装箱单	30年
6	安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单	30年
7	验收报告及文件材料	30年
8	索赔来往函件及结果文件	30年
9	设备说明书及全套随机文件材料	与设备共存
10	使用、检修、故障事故记录（设备履历书）	与设备共存
11	重大事故的调查分析及处理意见	与设备共存
12	技术改造和开发过程中形成的技术文件材料	与设备共存
招标材料
1	招标合同、协议及中标材料、验收单	30年

出版类档案

归档范围和保管期限表

CB 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关编辑出版工作的文件	30年
2	上级召开的编辑出版工作会议文件	10年
3	本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录	永久
4	本校有关申请创办刊物、申报增刊等问题的报告、批复	永久
5	本校编辑出版工作规章制度、统计报表	永久
6	编辑出版部门管理形成的文件材料	10年

CB 出版物项目

序号	归档范围	保管期限
1	编辑出版合同、协议书	30年
2	出版请示和批复	30年
3	原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）	30年
4	各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件	30年
5	封面设计图样	10年
6	出版通知单、书刊、音像出版物样品	永久
7	学报、校报、《内燃机动力与装置》等出版物样品	永久
8	出版发行记录、发稿后的变动情况及稿酬、版税通知单	10年
9	获奖或受查处情况的文件材料	30年
10	有参考价值的读者来信、重要评论	10年
11	再版修改意见	10年

外事类档案

归档范围和保管期限表

WS 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于外事工作的文件材料	30年
2	学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等	30年
3	外事工作统计报表	永久
4	外事工作会议材料	30年

WS 出国（境）

序号	归档范围	保管期限
1	上级对出国（境）人员的有关文件材料	30年
2	国际学术会议论文	30年
3	投寄国外的学术论文	30年
4	出国（境）人员考察、访问材料	30年
5	出国（境）讲学、研究人员有关材料	30年
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
7	国际比赛、竞赛	30年
8	本校教职工、学生自费出国的请示、批复	30年
9	公费、自费出国政审的报告、批复	30年

WS 来校

序号	归档范围	保管期限
1	上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来住函件	30年
2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料	30年
3	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	永久
4	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	30年
5	国际比赛、竞赛有关材料	30年

WS 国际合作与会议

序号	归档范围	保管期限
1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录	永久
2	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	30年
4	授予外籍人员名誉称号的材料	永久
5	双方互赠的礼品、纪念品	30年
6	国际会议的有关材料	30年

WS外国留学生工作

序号	归档范围	保管期限
1	录取审批材料	永久
2	学籍登记表、学籍卡片	永久
3	教学计划、大纲、安排	30年
4	学习情况、成绩及评语	永久
5	学位论文及学位证书复印件	30年
6	学生名册	永久
7	学生去向及有关材料	30年

财会类档案

归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级有关财务会计工作的文件材料	永久
2	本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件	30年
3	学校基金管理工作文件	10年
4	有关财务管理方面的其他文件材料	10年
5	会议移交清册	30年
6	财会档案移交保管清册	永久
7	财会档案销毁清册	30年

CK12 会计报表

序号	归档范围	保管期限
1	决算报表（含基建综合决算）	永久
2	预算会计报表	10年
3	年度以上规划表、分配计划、测算表	30年
4	年度以上各种统计报表（含工资报表）	30年
5	季度以下各种计划、统计报表	10年

CK13 会计帐簿

序号	归档范围	保管期限
1	涉及外事会计账簿	永久
2	总帐	30年
3	预算内账簿（含明细账、分户或登记帐）	10年
4	预算外账簿（含明细账、分户或登记帐）	10年
5	学校专项基金账簿	10年
6	日记账其中：现金、银行存款日记账	10年 30年
7	固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）	30年
8	银行对账单	10年

CK14 会计凭证

序号	归档范围	保管期限
1	涉及外事的会计凭证	永久
2	预算内各种原始凭证、记账凭证	10年
3	预算外各种原始凭证、记账凭证	10年
4	学校基金各种原始凭证、记账凭证	10年
5	银行存款余额调节表	10年
6	会计拨款凭证及其它会计凭证	10年
7	涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	30年

CK15 工资清册

序号	归档范围	保管期限
1	工资发放名册、卡片	永久
2	工资转移、证明、通知存根	30年
3	各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等	10年

产品生产与科技开发类档案

归档范围和保管期限表

CP11 综合

序号	归档范围	保管期限
1	上级关于产品生产与科技开发管理的文件	30年
2	校办产业与科技开发年度工作计划、总结	30年
3	本校为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表	30年
4	上报的材料及各类统计报表	30年
5	产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示	30年
6	产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料	30年
7	各产业单位成立申报、审批材料，法定代表人、董事长、经理名单	30年
CP12 产品种类或项目
销售管理
1	产品用户清册	30年
2	产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录	30年
3	用户反馈的产品技术文件材料	30年
4	产品说明书、宣传品、广告样张	10年
5	产品用户交验协议	10年
产品计划准备阶段材料
1	任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文	30年
产品生产设计（研制）阶段材料
1	总体方案设计材料	30年
2	全套设计定型图纸	30年
3	技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告	30年
4	通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录	30年
5	阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复	30年
6	产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等	30年
产品生产试制与鉴定阶段材料
1	试验大纲、试验记录及试验工作总结	30年
2	鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证	30年
3	试验规程和记录、样机底片、照片等	30年
4	获奖材料、专利材料	30年
5	论文、专著	30年
产品生产阶段材料		30年
1	生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划	30年
2	全套工艺定型图纸、技术条件说明书	30年
3	工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料	30年
4	材料定额和代用单，工时定额	30年
5	生产定型报告及批复	30年
6	重大质量事故分析，重要联席会议纪要	30年
7	各种更改单及技术通知单	30年
8	生产工作总结报告、技术工作总结报告	30年

声像类档案

归档范围和保管期限表

SX12 照片

序号	归档范围	保管期限
1	本校各项重大活动的照片、毕业生照片	永久
2	各单位、部门重要工作、重要活动、重要会议等形成的照片	永久

SX14 录像带

序号	归档范围	保管期限
1	本校各项重大活动的录像带	永久

SX19 光盘

序号	归档范围	保管期限
1	各单位、部门重要工作、重要活动、重要会议等形成的录音、录像	永久
2	各单位、部门形成的电子文件	永久

附件4

山东交通学院档案分类编号方案

一、编制目的

为适应我校档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学、科研和其它各项工作服务，特制定本办法。

二、编制原则

（一）本办法以《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般到具体，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容，按照我校档案形式的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别，充分反映我校档案形式的规律、内容和特点，并具有相对的稳定性。

（二）一级类目的设置在《高等学校档案实体分类法》的基础上，新增加3个类目，二级类目的设置基本依照《高等学校档案实体分类法》，个别地方进行了调整。

三、体系结构

本办法由编制说明和主表两部分组成。

编制说明是本办法的编制目的、编制原则、体系结构，类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用本表的指南。

主表由类目、标识号、注释等组成

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为13个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

ＤＱ党群类

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

ＸＺ行政类

主要包括行政职能部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。

ＪＸ教学类

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

ＫＹ科学研究类

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

ＣＰ产品生产与科技开发类

主要包括产品与生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

ＪＪ基本建设类

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

ＳＢ仪器设备类

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

ＣＢ出版类

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

ＷＳ外事类

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

ＣＫ财会类

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

ＳＸ　声像类

主要包括各级组织和个人在教学、科研、管理对及社会活动中直接形成的具有保存价值的各类数字化材料，包括音、像及光盘等特殊载体。

ＳＷ　实物类

主要包括各级组织和个人在其工作活动中形成的对学校有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

ＱＺ　全宗卷

是档案馆在管理学校档案过程中形成的，能够说明全宗历史情况的有关文件。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“ＸＺ”即“xing zheng"（行政）的简称。

（二）二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。

二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“１１”其余二级类目依次层累为12,13.....99,但10、20.....等带"0"的数字不用。

四、档号的编制

（一）档号：

档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映山东交通学院档案的分类体系和物理位置。

（二）档号编制的原则：

必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（三）档号结构、模式和标识：

１、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成，我校一般由一、二级类目组成。如："校长办公会议记录"的分类号，由一级类目组成为"XZ"；由二级类目组成为"XZ11"。

案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码，由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。

２、档号的模式。

本办法规定为：

年度号＋分类号＋案卷号

３、档号的标识。

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间用连接号“—”连接。例如：1992年内容是"人事管理"的第23号卷的档案,可以标为：1992—XZ12—23。

（四）档案的实体排架问题：

从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、30年排在前面。我校档案排架采用一级类目－－年代纵向排列。

五、关于实体分类中几个问题的处理

（一）各校区档案归类问题

为方便各校区档案材料单独归档，威海校区综合档案材料单独设立XZ18；威海校区基建项目档案单独设立JJ13；东校区档案材料单独设立KY13；无影山校区档案材料归入KY11。

（二）关于教学类档案类目的划分

教学类档案在二级类目的设置上，2006年以前的教学档案，采用《高等学校档案实体分类法》规定的第二套分类方案，以教学形式进行分类，即全日制教学档案为JX13，继续教育教育档案为JX14;2007以后的教学档案，采用《高等学校档案实体分类法》规定的第一套分类方案，按教学环节进行排序。为便于教学评估档案材料归档，单独设立JX19。

（三）关于全宗卷问题

为加强业务管理工作，创建学校全宗卷。目前我校设立两个全宗，JY001为山东交通学院全宗；JY002为原山东省内燃机研究所全宗。参照高校档案管理办法，按照工作流程设立二级类目，规范进行档案的科学管理。

（四）关于外事档案问题

外事档案有其特殊形成规律，而且内容涉及学校工作的各个方面，其他十个一级类目都包含有涉外内容，从维护档案的有机联系和查找利用方便，根据学校实际情况，将各种涉外文件材料都集中起来，单独设立了“外事”一级类目。

(五) 关于学生档案问题

根据学校工作职能划分，学生类档案不属于档案馆管理职责，故暂不作规定。

（六）关于上级普发文问题

学校收到的上级有关单位的普发性各类文件，文中没有直接涉及本校各职能部门或者个人的内容但具有一定的参考价值，作为资料留存以备查用。

（七）关于学校二套文件问题

学校各单位（部门）印发的文件，为便于查找，建立二套制，一套按内容分类存档，另一套按发文编号排列，作为资料保存。

（八）关于实物档案问题

本着与时俱进的原则，为规范保存学校因升格等产生的旧印章以及校际间友好往来、学校获得的各项荣誉奖状等，设立实物类档案。

主表

DQ 党群

11 综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此

12 纪检

13 组织、离退休

14 宣传教育

15 统战

民主党派材料入此

16 工会妇委会

教代会、妇女、计划生育工作材料入此

17 团委

学生社团材料入此

XZ 行政

11 综合

教职工代表大会，学校评估，校史、校庆工作和校、系、部、处等单位综合材料入此

12 人事

专业技术职务评、聘材料和师资培养材料入此

13 监察、审计

14 治安、保卫

15 后勤

16 档案、图书、文博

17 绩效考核、船员培训、学校信息化

18 威海校区综合材料

JX 教学工作 11 综合

学生运动会、优秀教学评奖材料入此

12 学科与实验室建设专业设置

13 招生

14 学籍管理

学生奖惩材料入此

15 课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生

毕业生信息反馈工作入此

18 教材

19 教学评估

KY 科学研究

11 综合

科研计划、总结、科研经费管理、学术活动材料入此

12 依科研项目归档先后排序

13 内燃机研究所材料

CP 产品生产与科技开发

11 综合

12 产品项目

依产品项目归档先后排序

JJ 基本建设

11 综合

12 单项工程项目

依单项工程项目归档先后排序

13 威海校区基建项目

SB 仪器设备

11 综合

12 仪器设备项目

依仪器设备项目归档先后排序

CB 出版

WS 外事

CK 财会

11 综合

12 会计报表

13 会计帐簿

14 会计凭证

15 工资清册

SX 声像

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘

SW 实物

11 综合

题字、签名簿或孤立的具有纪念意义的物品

12 荣誉

奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、牌匾等

13 印信

作废公章、校领导印信等

14 纪念物

获赠的工艺品、纪念品、模型等

15 字画

16 校徽、纪念章

17 其它

具有纪念意义和凭证作用的物品，如实体性科技成果、模型；产品样品、标志性的报废设备及家具等

QZ 全宗 JY001 山东交通学院全宗JY002原山东省内燃机研究所全宗

11 综合

12 收集

13 整理

14 鉴定

15 保管

16 统计

17 利用

18 编研

19 新技术应用

附件5

山东交通学院文件材料立卷归档制度

一、学校各类档案严格实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。

二、各归档单位兼职档案员要按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，利用档案系统制作卷内目录，填写备考表，由本单位（部门）档案工作负责人审核签字后装订成卷，按期向档案馆移交，电子文件上传档案管理网络。

三、凡属应归档的文件材料必须按规定及时向档案馆移交，任何部门和个人不得以任何理由将公务活动形成的档案材料据为己有。

四、学校各类档案归档范围按《山东交通学院各类档案归档范围和保管期限表》执行。

五、归档的文件材料应质地优良，书绘工整，使用规范书写材料，声像清晰（配有文字材料说明），符合《山东交通学院各类档案工作规范》。电子文件的归档要求按照《山东交通学院电子文件归档管理暂行办法》执行。

六、档案材料归档时间：学校各单位（部门）档案在次年6月底前归档；科研类档案在项目完成后两个月内归档；基建类档案在项目完成后三个月内归档；财会类档案在会计年度结束后立卷，并按要求整理编目，暂由财务处保管一年，期满后，于次年6月底前归档；毕业生学籍档案于毕业当年10月底前归档；办公自动化产生的电子文件实时归档。

七、移交档案必须填写案卷移交目录一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间, 经档案馆人员验收后，方可办理交接手续。

附件6

山东交通学院档案鉴定销毁制度

一、档案馆应根据档案的历史价值、使用价值及学校档案保管期限表确定档案的保管期限。

二、档案馆对保管期限满的案卷应及时组织鉴定，决定存毁。

三、鉴定工作应在分管校长领导下，由档案馆和业务部门组成鉴定小组进行。

四、档案的鉴定，采用直接鉴定法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可销毁。

五、销毁档案时，必须有两人以上监销，监销人在销毁前认真清点，核对无误后，在销毁清册上签字，方可进行销毁。

附件7

山东交通学院档案保管制度

一、凡符合《山东交通学院各类档案归档范围和保管期限表》要求的档案，全部由档案馆集中统一保管，任何部门和个人不得占为己有。

二、根据《山东交通学院档案管理办法》的规定，每年定期接收各立卷单位(部门)应归档的档案。

三、档案馆接收的档案应及时整理入库保管，不得随意堆放它处。

四、档案馆的全部档案按《山东交通学院档案分类编号方案》进行分类，保管期限的划分参照《山东交通学院各类档案归档范围和保管期限表》，案卷按年度——类别排列，编目上架。

五、所有馆藏档案按照由左向右、自上而下的顺序编号排列，档案柜上标明案卷类别、年代，以便调阅，调阅后的案卷应放回原处。

六、每学期结束前，对外借档案应及时收回。原则上，放假期间不外借档案。

七、每年定期对所保管的档案进行一次检查、清点，如发现问题，应积极采取补救措施，最大限度地延长档案寿命。

八、档案人员如有变动，交接人员要对所管理档案进行逐一清点，发现问题须在备注中详细说明并认真填写交接目录，双方签字，以备查考。

九、每年年终时，要对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计、总结，以便改进工作方法和提高工作效率。

附件8

山东交通学院档案安全管理制度

一、档案库房要有“九防”措施，即防火、防潮、防光、防鼠、防盗、防尘、防虫、防高温、防污染。

二、库房内应保持清洁卫生，随时对档案装具进行除尘，以防止有害物质的侵蚀。

三、库房内严禁吸烟及存放易燃物品。

四、定期检查档案保管状况，做好日常温湿度记录，发现问题及时采取措施。

五、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时，重要文件要逐份登记造册，并在指定地点专人监督销毁。

六、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查，主要核实帐、物、卡是否相符，以防档案30年借出造成丢失，发现问题及时报告、处理。

七、对计算机内的档案信息要做到安全管理，定期检查、清理信息，以防信息的丢失与损坏。

八、配备灭火设备。

九、对库房内电线、电路经常进行维护。

附件9

山东交通学院档案统计制度

一、严格执行《中华人民共和国统计法》，认真做好档案统计工作，及时上报档案工作基本情况统计表。

二、建立健全统计台帐，对档案的收进、移出、销毁和实存、利用等各种情况数据及时准确地进行统计。

三、对各单位、部门年度立卷归档情况进行统计。

四、对档案的利用效果和典型事例进行收集和统计。

五、各项统计工作应每年进行一次，起止时间为每年的1 月1日至12月31日。

附件10

山东交通学院档案查、借阅制度

一、国内利用者利用开放的纸质档案可持有效证件或所在单位介绍信等合法证明，直接来本馆查阅和利用。

二、本校人员因工作需要，查阅本部门未开放档案，需网上提交“利用档案审批表”，经本部门负责人同意；查阅其他部门的未开放档案，需经档案形成部门负责人或档案形成者同意。

三、校外人员查阅本校未开放档案，需出具单位组织部门介绍信，写明查阅理由和要求，经办公室主任或学校有关部门同意后方可利用。

四、查阅党群档案时，应由党员干部查阅，并经党委有关部门负责人签字批准，查阅党委重要文件、密级文件和会议记录、纪要等档案时，应经党委书记批准，并一律不准借走，只能在档案馆查阅有关内容。

五、历届毕业生复制成绩单、学历、学位证书发放登记等学籍档案，需持本人学历、学位证书，代办还需带好委托书和委托人身份证复印件及代办人身份证等有效证件，或通过指定邮箱提供身份证明材料，邮寄办理。

六、开放档案信息的网上利用，目前仅限于档案管理系统网上授权利用。

七、馆藏档案一般不外借（特别是原件）。若有特殊需要必须外借时应提出外借申请，经档案工作人员批准后，方可办理出借手续。

八、档案外借期限不得超过一周，如有需要可办理续借手续。逾期不还且未办理续借手续者，本馆将会同主管部门酌情予以处罚。

九、借阅者应对所借档案的安全保密负责，档案外借期间应妥善保管，并保持档案的整洁。如有遗失应立即报告，以便及时追查处理。

十、利用者不得擅自拆卷，更不得在案卷上涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损。利用过程中如有损坏，本馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿。

十一、为保护档案，档案阅览室内禁止吸烟，饮料和食品等谢绝入内。

十二、教职工调离本校前应还清所借档案，否则不予办理离校手续。

十三、利用者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。

十四、凡属营利活动或个人目的利用本馆档案的单位或个人，按国家有关规定合理收费。

附件11

山东交通学院档案保密制度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密，切实保证档案的安全。

二、档案管理人员要遵守档案查、借阅制度，严格掌握档案的利用范围及审批手续，利用者及时办理登记手续。

三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案馆外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人、不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

六、对保管期满、失去保管价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。工作中形成的带有字迹的废纸不得随便乱丢，要集中存放、销毁。

七、加强档案信息保密意识，不得随意发布档案信息。

八、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告，对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

附件12

山东交通学院档案信息安全管理制度

一、遵守保密规定，严格控制不应公开的档案信息。

二、保存档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接，确需联接时，必须通过安全保密审查。

三、加强对档案信息网络传输的管理，确保网络和使用过程的信息安全。

四、确定专人负责计算机系统的管理工作，并设置计算机操作系统用户口令。

五、计算机系统必须安装防病毒卡或反病毒软件并及时更新版本，做好防病毒工作。

六、保存档案数据的计算机外送修理时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做好计算机修理情况登记。

七、应采取有效措施，保证档案数据库和档案数据安全。所有数据至少复制两套，并异地保存。

八、信息载体（如硬盘等）损坏，必须拆除后放入待鉴定室专门保存。

九、磁性载体每满２年、光盘每满４年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

十、具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件，必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。

十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件，连同存储载体一起销毁，并在网络上彻底删除；对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。

十二、对违反本制度的，按国家有关规定处理。