山东交通学院档案馆负责对全校党群、行政、教学、外事、出版、财会、设备、科研、基建、产品生产与科技开发、照片、实物档案、电子档案等各门类载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、编研工作。
学校1956年建校初期，文书档案由校办文书主管；1965年开始设立专职档案干部，主管全校的文书档案；1992年成立综合档案室，定为科级单位，隶属校长办公室，由校长分管；2016年成立档案馆，挂靠党委办公室（学校办公室），由党委书记分管。
【人员结构】
档案馆现有工作人员4人，其中，高级职称2人，其中1人为山东省档案馆（室）专家；中级职称2人。学校有兼职档案员59人，建立了学校档案工作领导小组负责研究解决重要问题，学校档案馆开展业务指导，各单位（部门）兼职档案员各负其责的三级档案管理体制。
【馆藏情况】
档案馆现有面积830平方米，其中库房680平方米，办公室30平方米，阅档室、整理室、数字档案加工室共计120平方米。档案馆藏种类丰富，截至2022年底，收藏山东交通学院及原山东省内燃机研究所两个全宗的纸质档案40000余卷，照片档案6000余张，实物档案500余件，电子档案光盘800余张，底图800余张，资料400余册。
【制度建设】
根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，制订修订《山东交通学院档案管理办法》《山东交通学院电子文件归档管理暂行办法》《档案信息安全管理制度》等一系列规章制度，并上墙、上网；编印《山东交通学院档案工作手册》，内容涵盖档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、编研、新技术应用等各业务环节的工作制度、办法、流程、规范等，保证了档案管理有章可循，实现了对档案工作的全面规范管理；制作业务培训视频，实现了网上培训。我校档案管理工作更加科学规范、有序高效，依法治档取得明显成效。
【信息化建设】
学校积极推进数字化转型，加速信息化建设进程。按照“存量数字化，增量电子化”的要求，对利用率高、价值大的党政、教学、科研、基建、外事等档案优先进行存量数字化，对新进馆纸质档案的电子目录及全文同步归档，实现档案现代化管理与学校办公自动化网络的有效衔接；建设并开通档案信息网站、微信公众号，有力促进了学校档案管理工作的现代化、规范化、系统化进程。
【理论研究】
近年来，档案管理人员编研成果10余项，获奖5项；主持省档案局课题3项，主持校级课题5项、参与校级课题研究3项；撰写论文10余篇，获奖3篇；参编著作3部；编纂全宗介绍、历史沿革；执行主编学校《年鉴》；编制教职工奖惩、职务任免、职称评聘、学校制度、机构设置、专业设置等各种专题文件汇编10余种。
【工作创新】
近年来，我校获“山东省档案工作改革创新成果奖”三等奖；获“山东高校档案工作科研与创新成果优秀奖”二等奖；执行主编《山东交通学院年鉴（2015卷）》获全省年鉴评选特等奖，是唯一获此殊荣的高校；获“山东省档案开发利用优秀案例成果奖”二等奖；另有多项制度创新及业务工作模式创新作为典型经验在全省高校档案工作有关会议上进行交流，被省内高校广泛借鉴效仿。
【服务利用】
档案馆始终围绕中心，服务大局，不断创新工作思路，积极探索信息化背景下档案管理方式和服务模式的转变，坚持“让数据多跑路，师生少跑腿”的服务理念，加大档案开放力度，加快数字化进程，完善档案查询服务机制，不断改进查档接待流程，规范查档环节，简化异地查档手续，有效地提升了档案为民服务效能，充分发挥了档案的凭证与查考作用。近三年档案利用年均3000余人次，调卷4000余卷。
档案为学校本科教学评估、申硕、省委巡视、党代会、高等教育综合改革、文明校园建设等各项重大活动提供了大量的佐证材料；档案为在校生及毕业校友出具录取、成绩、学历、学位等材料，为校友晋升、出国留学、入伍、退休工龄认定等关乎切身利益的重要问题提供佐证，得到校友一致好评。此外，还利用档案成功解决了学校土地纠纷及基建项目的维修等问题。
【安全保管】
严格落实库房安全管理责任制，按照库房“九防”标准，做好馆库安全检查；不断完善档案信息系统和安全管理机制，健全网上公开档案、公开信息审核制度，严格管理；积极开展档案数字化扫描工作，建立完整、规范的台账，确保档案原件和数字化档案信息安全；建立健全应急预案，定期组织消防演习及安全隐患排查，开展信息数据定期备份、异地保存，有效保障了档案实体与信息安全。
【荣誉表彰】
1999年，学校档案工作通过原交通部专家组的考核认定，达到部级考核标准；
2003年，在山东省档案局组织的考核中获优秀等次；
2004年，在全省档案管理考核中，学校档案室首批获评省一级档案室；
2010年，在山东省教育厅和山东省档案局对全省高校贯彻落实“27号令”情况档案工作检查中，学校被确定为全省高校档案工作优秀单位；
2014年，学校当选为山东高校档案管理专业委员会常务理事单位；
2017年，在山东省档案工作科学化管理测评工作中，获评示范单位，是全省首家一次性通过示范标准测评的高校。
